Een introductie met betrekking tot thuiswerken is in deze tijd overbodig. 2020
heeft het fenomeen thuiswerken namelijk in sneltreinvaart genormaliseerd voor
werkend Nederland. Nu de coronacrisis langer voortduurt en we een weg vinden
in deze manier van werken, worden de voordelen van thuiswerken ook steeds
duidelijker. Heb jij al nagedacht over je (toekomstige) thuiswerkbeleid? En
speelt een thuiswerkvergoeding daarin een rol? Lees dan verder om te ontdekken
wat mogelijk is op dit gebied.
Kosten voor de medewerker
Er zijn verschillende kosten die je medewerkers niet maken op kantoor maar wel
zodra ze thuiswerken. Deze kosten zijn te verdelen onder twee posten:
- Kosten voor het creëren van een (Arbo-verantwoorde) werkplek
- Het dagelijkse onderhoud
Het Nibud heeft uitgerekend dat de kosten voor het dagelijks onderhoud
gemiddeld op zo’n €2 per dag uitkomen. Dat lijkt op het eerste oog misschien
weinig maar kan per jaar oplopen tot wel €440. Deze kosten kun je onderbrengen
in de vrije ruimte van WKR, waarover je hieronder meer leest.
De Belastingdienst
Binnen de werkkostenregeling (WKR) heb je een vrije ruimte voor het uitkeren van
onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Normaal
gesproken mag je 1,7% van de totale fiscale loonsom (tot maximaal €400.000)
gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen, maar dat is in april
2020 verhoogd naar 3%. Dit is gedaan met oog op de coronacrisis. Dit
geldt alleen voor het jaar 2020 en alleen voor de eerste €400.000. Daarboven
moet je rekening houden met een percentage van maximaal 1,2%. Per 2021
wordt het percentage van 1,2% verlaagd naar 1,18%.
Een verantwoorde thuiswerkplek
Een goede werkplek is relatief, een verantwoorde werkplek is dat niet. De Arbo
stelt namelijk allerlei regels en richtlijnen om een plek veilig en verantwoord te
laten zijn. De belangrijkste voorschriften voor het thuiswerken zijn:
- De medewerker heeft een verstelbare stoel die zo in te stellen is dat de juiste werkhouding ontstaat.
- Er is voldoende (kunstmatig) licht in de ruimte aanwezig, het contrast tussen het beeldscherm en de ruimte is hierbij ook belangrijk.
- Het beeldscherm dat gebruikt wordt staat op ooghoogte en is helder genoeg.
- Er wordt gebruik gemaakt van een los toetsenbord en muis, daarbij is er genoeg plek voor de armen op tafel.
- De werkplek is groot genoeg voor de opstelling van het beeldscherm en toetsenbord en er is daarnaast nog plek voor o.a. documenten.
De medewerker is verantwoordelijk voor het goed inrichten van de ruimte, maar de werkgever is verantwoordelijk in het voorzien van de faciliteiten. De werkgever dient een arbo beleid op te stellen. Het verstrekken van Arbovoorzieningen is vrijgesteld, en mag dus, als:
- De artikelen aan de Arbo-voorwaarden voldoen
- De artikelen in de werkruimte gebruikt worden
- Er geen eigen bijdrage gedaan wordt door de medewerker
- Als de werkruimte verder aan bovengenoemde eisen voldoet
Het dagelijkse onderhoud
Als de werkplek is ingericht, zijn nog niet alle kosten gemaakt. Ook het dagelijkse
onderhoud brengt kosten met zich mee. Normaal gesproken betaal jij deze voor
je werknemer: warmte (of airco) en licht in het kantoor, een lekker kopje koffie en
het gebruik van water en toiletpapier. Deze kosten vallen onder de
nihilwaardering. Deze kosten maak jij voor de medewerker, zonder dat hij of zij
hier belasting over hoeft te betalen. Thuis zit dit natuurlijk anders en moet je
medewerker hier zelf voor zorgen. We hebben een aantal mogelijke kostenposten
uitgelicht.
- Internet
Normaal gesproken maakt je medewerker natuurlijk gebruik van de
internetverbinding op het kantoor. Bij het thuiswerken moet gebruik worden
gemaakt van een eigen internetabonnement. Is die niet aanwezig? Dan kun je dit
vergoeden. Ook kan het zo zijn dat het huidige internetabonnement te zwak is en
er een upgrade nodig is om een werkbare snelheid te krijgen. Deze kosten kunnen
ook onder de gerichte vrijstellingen vallen. Let hierbij wel op dat je alleen het
internet abonnement mag vergoeden. Zit er ook televisie en telefonie in het
pakket? Dan mag je dus alleen de internetkosten betalen. Hierbij kun je uitgaan
van de kosten die de provider rekent voor een internetabonnement.
- Computer, laptop of telefoon
Om op het internet te komen is er natuurlijk ook een device nodig die dit mogelijk
maakt. Heeft de medewerker op kantoor een vaste pc ter beschikking? Dan moet
jij ervoor zorgen dat de medewerker deze thuis kan gebruiken. Is dit niet
mogelijk? Dan mag er een computer of laptop en bijvoorbeeld ook een mobiele
telefoon vergoed worden. Hierbij moet rekening gehouden worden met het
noodzakelijkheidscriterium:
- Naar het redelijk oordeel kan een medewerker zijn werk niet goed uitvoeren zonder dit hulpmiddel.
- Je betaalt dit hulpmiddel, of een vergoeding voor dit hulpmiddel, en je rekent deze kosten niet door aan je medewerker.
- Je medewerker moet dit hulpmiddel, of (een deel van) de vergoeding, aan je teruggeven wanneer hij of zij het hulpmiddel niet meer nodig heeft voor het werk. Een andere optie zou zijn dat de medewerker de restwaarde van dit hulpmiddel aan je terug betaald.
- Moet voor iedere werknemer open staan.
Je kunt hierbij natuurlijk ook andere apparatuur uitlenen (zoals laptops die in je
bedrijf aanwezig zijn) om thuis te gebruiken. Hiervoor hoef je de verstrekkingen
alleen goed voor jezelf bij te houden.
- Dagelijks onderhoud
Waar je medewerker normaal gesproken de hele dag van huis is, is dat nu niet zo.
Dat gaat hij of zij merken aan de energie- en waterrekening, maar ook aan de
koppen koffie die nu voor eigen rekening zijn.
Het is niet gewoonlijk om hiervoor een vergoeding uit te keren en dit is wettelijk
gezien ook lastig. Dit kan alleen wanneer de medewerker een aparte werkruimte
heeft in een zelfstandig gedeelte van de woning. Hiermee bedoelen we een
ruimte met bijvoorbeeld eigen sanitaire voorzieningen of een eigen ingang.
Hierbij moet ook een huurovereenkomst aanwezig zijn zodat duidelijk is dat de
ruimte niet ook voor andere doeleinden gebruikt en verhuurd wordt. Dit kan dus
alleen in zeldzame gevallen.
Verstrekkingen doen in de vrije ruimte
Wil je verstrekkingen doen die passen binnen de vrije ruimte? Markeer ze dan als
eindheffingsloon. Hierdoor hoeft de medewerker geen loonbelasting te betalen
over dit bedrag. Let wel heel goed op de grens zoals eerder genoemd bij ‘Belastingdienst’.
Ga je hier overheen? Dan moet hier maar liefst 80% belasting over betaald worden, en dat wil je natuurlijk voorkomen. (Ondanks dat deze eindheffing bij de werkgever aftrekbaar is.)
Tot slot:
Samenvatting van thuiswerkvergoedingen/voorzieningen aan de werknemer:
- Arbo-voorzieningen = onbelast te verstrekken. Mits de genoemde voorwaarden
- Telefoonvergoeding = onbelaste vergoeding bij noodzakelijkheidscriterium
- Internetvergoeding = onbelaste vergoeding bij noodzakelijkheidscriterium
Thuiswerkvergoeding voor koffie / verwarming etc = Als belaste onkostenvergoeding uitkeren. Of als onbelaste onkostenvergoeding uitkeren en betrekken in de vrije ruimte van de WKR.
